W przypadku niejednej działalności handlowej lub usługowej, do jej prowadzenia potrafi w zupełności wystarczyć jedno urządzenie rejestrujące. A jednak zarządzający takimi firmami przedsiębiorcy nierzadko decydują się na zakup dodatkowego modelu. Dlaczego? Ponieważ zdają sobie sprawę, że mogą nastąpić okoliczności, w których to właśnie od tego drugiego urządzenia będzie zależała ciągłość sprzedaży towarów lub usług. Czy faktycznie warto posiadać w rezerwie dodatkową technologię do ewidencjonowania obrotu? I jakie kwestie trzeba rozważyć, kiedy już się na nią zdecydujemy?
Czemu służy rezerwowa kasa fiskalna?
Zarówno warunki techniczne, jak i zasady stosowania urządzeń fiskalnych są dokładnie uregulowane przepisami. Trudno się dziwić, bowiem ich działanie ma zagwarantować poprawne ewidencjonowanie sprzedaży towarów lub usług w ogromnej liczbie przedsiębiorstw. Dlatego bardzo ważne jest prawidłowe funkcjonowanie tego typu technologii. Należy jednak pamiętać, że mogą je spotkać nagłe usterki i poważniejsze awarie, tak samo, jak innego rodzaju urządzenia. Jakie konsekwencje generują podobne sytuacje?
Zgodnie z prawem, przedsiębiorca zobowiązany do rejestrowania obrotu za pomocą kasy fiskalnej, jeśli ta odmówi posłuszeństwa, musi zatrzymać sprzedaż produktów bądź usług do czasu naprawienia wspomnianej technologii. A trzeba zauważyć, że nawet przy sprawnej interwencji uprawnionego serwisanta zniwelowanie usterki potrafi zająć trochę czasu. Czasu, w którym realizowanie transakcji wedle funkcjonujących przepisów stanie się niemożliwe. Takie okoliczności potrafią przyczynić się do przykrych strat finansowych, a nawet i utraty klientów. Czy da się temu zaradzić?
Owszem – i tu właśnie pojawia się kwestia rezerwowej kasy fiskalnej, której przepisy już nie wymagają, a jednak przedsiębiorcy bardzo często decydują się na takie rozwiązanie. To dlatego, że w przypadku awarii głównego urządzenia rejestrującego istnieje możliwość wykorzystania zastępczego. Oczywiście, kasa funkcjonująca jako rezerwowa również podlega tym samym wymogom. Oznacza to, że musi być zafiskalizowana przez uprawnionego serwisanta, przechodzić cykliczne przeglądy techniczne itd. Co więcej – przy wyborze modelu o charakterze rezerwowym należy wziąć pod uwagę dodatkowe czynniki.
Jak kasa rezerwowa, to raczej online. Dlaczego?
Decyzja o nabyciu rezerwowej kasy fiskalnej może okazać się bardzo dobrym wyborem, solidnym zabezpieczeniem biznesowych interesów. Jednak zakup ten – podobnie jak w przypadku głównego modelu – również powinien być dobrze przemyślany. O tym decydują bowiem najnowsze przepisy, jak choćby te zawarte w nowelizacji ustawy o VAT z 2019 roku. A pamiętajmy, że w oba rozwiązania obejmują takie same zasady.
Co to dokładnie oznacza? Jeśli przedsiębiorca reprezentuje branżę objętą we wspomnianej nowelizacji obowiązkiem wcześniejszego wdrożenia urządzenia fiskalnego online (bądź też wymiany technologii starszego typu), wówczas nabywana kasa rejestrująca także musi być dostosowana do współpracy z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). W innym wypadku, mimo posiadania sprawnego modelu zastępczego, dojdzie do ewidencjonowania obrotu niezgodnie z prawem. Warto też przemyśleć zakup rezerwowego urządzenia fiskalnego online z uwagi na swój własny interes. Przykładowo, obecnie tylko modele komunikujące się przez internet z CRK są objęte ustawową ulgą, pozwalającą zmniejszyć koszt pierwszych nabywanych technologii sprzedaży tego typu.
jedni powiedzą, że to dodatkowy, zbędny i niemały wydatek, przerost formy nad treścią. a ja to widzę jako inwestycję – takich kosztów, z których „można nie skorzystać”, ale którymi „można zadbać” jest więcej, to normalne w biznesie. ja wolę mieć zapasową kasę i nie martwić się, co jeśli mi urządzenie przestanie działać, tylko pracować dalej. straty w dochodach bardziej by mnie zabolały, niż koszt dodatkowej kasy – poza tym taniego modelu i jeszcze na refundacji.