Książka kasy fiskalnej – co zawiera i jak długo ją przechowywać?

Informacje w książce kasy fiskalnej

Książka serwisowa kasy fiskalnej nie jest obszerną dokumentacją. Zazwyczaj składa się z maksymalnie kilkudziesięciu stron. Nie oznacza to jednak, że mamy do czynienia z mało istotnymi informacjami o konkretnym urządzeniu rejestrującym. Wręcz przeciwnie – książka serwisowa to kluczowa dokumentacja z punktu widzenia każdego podatnika, który do obsługi klientów wykorzystuje kasę lub drukarkę fiskalną. Dlatego też trzeba ją starannie przechowywać.

Dane początkowe i uzupełniane przez serwis

Początkowo, przed zakupem konkretnego urządzenia fiskalnego, jego książka serwisowa nie zawiera zbyt wielu istotnych danych. Będą to podstawowe informacje na temat takiego modelu oraz jego producenta lub importera. Dopiero później, a konkretnie – po zafiskalizowaniu kasy lub drukarki przez technika – w książce serwisowej pojawiają się najważniejsze dane o podatniku oraz firmie odpowiedzialnej za świadczenie usług technicznych, m.in. obowiązkowych przeglądów. I tak wypełnioną dokumentację należy posiadać przez cały okres stosowania konkretnego modelu. Trzeba ją bowiem udostępniać zarówno podczas ewentualnej kontroli skarbowej, jak i serwisantowi urządzeń rejestrujących.

Wpisy dotyczące przeglądów technicznych

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku, przeglądy techniczne kasy, która jest wykorzystywana do rejestrowania obrotu, muszą się odbywać nie rzadziej niż co 2 lata. Można oczywiście częściej zlecać wspomnianą usługę. Natomiast potwierdzeniem wykonywania takich kontroli urządzenia są wpisy umieszczane przez technika w książce serwisowej. Do takich adnotacji dołączany jest również dowód sprzedaży (najczęściej faktura), który potwierdza przeprowadzenie przeglądu technicznego. W związku z tym, brak książki serwisowej i znajdujących się w niej wpisów, będzie równoznaczny ze złamaniem funkcjonujących przepisów. I chyba nietrudno zgadnąć, że grozi to dotkliwymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Jak postępować po „utracie” książki serwisowej?

W przepisach można też znaleźć opis postępowania w przypadku utraty książki serwisowej kasy fiskalnej. Bez względu na przyczyny takiej sytuacji – zgubienie czy zniszczenie – podatnik jest zobligowany do uzyskania duplikatu takiej dokumentacji. W tym celu należy najpierw zawiadomić właściwy Urząd Skarbowy o braku książki serwisowej urządzenia. Później, z kopią takiego pisma, trzeba się udać do producenta kasy rejestrującej i wystąpić z wnioskiem o wydanie duplikatu.

One Reply to “Książka kasy fiskalnej – co zawiera i jak długo ją przechowywać?”

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Wpisz odpowiedź *